Kontano

Bereich 07 · Rechnungen und Belege

KI kann rechnen. Sollte sie aber nicht.

Feste Regeln prüfen Beträge, Fristen und Dubletten. Das Sprachmodell liest — entscheiden tun Regel und Mensch.

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Kennst du das?

  1. Rechnungen liegen in drei Postfächern, einem Ordner und manchmal auf dem Schreibtisch.
  2. Freigaben laufen per Zuruf. Wer wann zugestimmt hat, weiß hinterher niemand.
  3. Skonto verfällt, weil eine Rechnung zwei Wochen im Urlaubspostfach lag.

So läuft es danach

  • Jede Rechnung landet am selben Ort, egal auf welchem Weg sie kommt.
  • Beträge, Lieferant und Fälligkeit werden ausgelesen, geprüft und gegen Dubletten abgeglichen.
  • Die Freigabe geht automatisch an die richtige Person — abhängig vom Betrag.
  • Buchhaltung bekommt den Beleg vorkontiert. Das Archiv ist prüfungsfest.

Ablauf

Der Weg eines Belegs — sieben Stationen, eine davon menschlich.

  1. Station 01

    E-Mail oder Upload

    Eingang erfasst

  2. Station 02

    Extraktion

    OCR und KI lesen die Felder

  3. Station 03

    Regelprüfung

    Beträge, Dubletten, § 13b UStG

  4. Station 04

    Freigabe

    Mensch entscheidet · Betragsstaffel

  5. Station 05

    Vorkontierung

    Konto und Kostenstelle gesetzt

  6. Station 06

    Buchhaltung

    Übergabe an die Buchhaltungssoftware

  7. Station 07

    Archiv

    GoBD-konform, unveränderbar

Rechnen und Regeln laufen deterministisch, nicht im Sprachmodell.

  1. E-Mail oder Upload

    Eingang erfasst

  2. Extraktion

    OCR und KI lesen die Felder

  3. Regelprüfung

    Beträge, Dubletten, § 13b UStG

  4. Freigabe

    Mensch entscheidet · Betragsstaffel

  5. Vorkontierung

    Konto und Kostenstelle gesetzt

  6. Buchhaltung

    Übergabe an die Buchhaltungssoftware

  7. Archiv

    GoBD-konform, unveränderbar

Pakete

Schnellstart

E-Rechnung startklar

Empfang von XRechnung und ZUGFeRD, strukturierte Ablage, Kurzanleitung fürs Team

wenige Tage ab 590 €

Schnellstart

Beleg-Postfach

Ein zentrales Rechnungspostfach mit automatischer Sortierung, Benennung und Ablage

wenige Tage ab 790 €

Projekt

Rechnungseingang bis Vorkontierung

Der vollständige Weg: Eingang, Extraktion, Prüfung, Freigabekette, Vorkontierung, Übergabe an die Buchhaltung, Audit-Trail

sechs bis zehn Wochen ab 7.900 €

Erweiterung

Erweiterung Archiv

GoBD-konforme Ablage mit Unveränderbarkeit, Aufbewahrungslogik und Verfahrensdokumentation

zusätzlich drei bis fünf Wochen ab 3.400 €

Alle Preise sind Endpreise. Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Laufzeiten berücksichtigen, dass parallel höchstens zwei Kunden betreut werden.

Laufzeiten sind Kalenderzeiten ab Auftragsklärung und vollständigen Zugängen — es laufen höchstens zwei Kunden gleichzeitig, das gewählte Projekt hat Vorrang.

Nicht in der Liste?

Das sind die Zuschnitte, die am häufigsten gebraucht werden — kein Katalog. Automatisieren lässt sich fast alles, was Regeln hat. Die Frage ist nicht, ob es geht, sondern ob es sich lohnt.

Beschreib deinen Ablauf im Erstgespräch. Passt er in keinen Zuschnitt, entsteht ein eigener — zum Festpreis wie alle anderen.

Nach der Übergabe bleibt jemand zuständig

Überwachung, Aktualisierungen und kleinere Anpassungen als monatliche Betreuung. Drei Stufen, ab 250 € monatlich. Rückmeldung binnen zwei Werktagen.

Für Störungen sorgt die Automatisierung selbst vor: Sie meldet sich, bevor jemand fragen muss.

Was nicht dazugehört

Damit klar ist, wo die Automatisierung endet.

  • Keine Buchführung und keine Kontierungsentscheidungen an deiner Stelle. Vorkontiert heißt vorgeschlagen, nicht gebucht.
  • Keine steuerliche Beratung. Bei Zweifelsfragen ist der Steuerberater zuständig.
  • Keine vollautomatische Zahlungsfreigabe. Freigaben bleiben bei Menschen.
  • Keine Ablösung deiner Buchhaltungssoftware. Die Automatisierung liefert zu, sie ersetzt nicht.

Häufige Fragen

Erkennt die Automatisierung wirklich jede Rechnung?

Nein, und das ist eingeplant. Was unsicher ist, geht in die manuelle Prüfung statt falsch weiterzulaufen. Die Trefferquote steigt mit jeder Korrektur.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Jeder Schritt ist protokolliert: wer wann was freigegeben hat, welche Version eines Belegs archiviert wurde und warum eine Rechnung abgewiesen wurde. Mit dem Erweiterungspaket kommt die Verfahrensdokumentation dazu.

Funktioniert das mit unserer Buchhaltungssoftware?

Wenn sie eine Schnittstelle hat, in aller Regel ja. Das wird vor Projektbeginn geprüft, nicht danach.

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Wie viele Rechnungen laufen bei dir im Monat durch?

30 Minuten, kostenlos. Danach weißt du, ob sich eine Automatisierung rechnet.

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