Bereich 09 · Einkauf und Lieferanten
Eine Freigabe ist kein Vorschlag.
Bestellung, Budgetprüfung und Nachweise an einem Ort.
Erstgespräch vereinbarenKennst du das?
- Bestellt wird per Zuruf, per Mail oder auch mal direkt beim Lieferanten. Die Rechnung überrascht dann später.
- Ob ein Budget noch trägt, weiß man, wenn es überschritten ist.
- Der Rahmenvertrag liegt irgendwo. Wann er sich verlängert, weiß niemand.
So läuft es danach
- Jeder Bedarf wird an einer Stelle gemeldet, mit den Angaben, die tatsächlich gebraucht werden.
- Vor der Freigabe wird gegen Budget und Schwellenwert geprüft, nicht danach.
- Freigaben laufen nach Betrag an die richtige Stelle und sind protokolliert.
- Lieferanten, Verträge und Fristen stehen an einem Ort — inklusive Erinnerung vor der Verlängerung.
Ablauf
Fünf Stationen von der Meldung bis zur Bestätigung.
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Station 01
Bedarf gemeldet
An einer Stelle, mit den nötigen Angaben
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Station 02
Budget geprüft
Gegen Budget und Schwellenwert
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Station 03
Freigabe
Mensch entscheidet · Betragsstaffel
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Station 04
Bestellung ausgelöst
Mit Nachweis beim Lieferanten
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Station 05
Leistung bestätigt
Grundlage für den Rechnungsabgleich
Was das Budget übersteigt, geht eine Stufe höher — automatisch und nachvollziehbar.
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Bedarf gemeldet
An einer Stelle, mit den nötigen Angaben
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Budget geprüft
Gegen Budget und Schwellenwert
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Freigabe
Mensch entscheidet · Betragsstaffel
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Bestellung ausgelöst
Mit Nachweis beim Lieferanten
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Leistung bestätigt
Grundlage für den Rechnungsabgleich
Pakete
Schnellstart
Freigabe-Ordnung
Betragsstaffel, Zuständigkeiten und Schwellenwerte schriftlich festgehalten — die Grundlage, ohne die keine Freigabekette gebaut werden kann
Schnellstart
Lieferanten- und Vertragsregister
Lieferanten, Rahmenverträge, Fristen und Kündigungstermine an einem Ort, mit Erinnerung vor der Verlängerung
Projekt
Bestellung und Lieferanten im Griff
Bedarfsmeldung, Budget- und Schwellenwertprüfung, Freigabekette, Bestellung, Leistungsbestätigung, Lieferanten- und Vertragsregister mit Fristenerinnerung
Alle Preise sind Endpreise. Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. In Verbindung mit dem Rechnungseingang entsteht daraus ein durchgehender Weg von der Bestellung bis zur Zahlung.
Laufzeiten sind Kalenderzeiten ab Auftragsklärung und vollständigen Zugängen — es laufen höchstens zwei Kunden gleichzeitig, das gewählte Projekt hat Vorrang.
Nicht in der Liste?
Das sind die Zuschnitte, die am häufigsten gebraucht werden — kein Katalog. Automatisieren lässt sich fast alles, was Regeln hat. Die Frage ist nicht, ob es geht, sondern ob es sich lohnt.
Beschreib deinen Ablauf im Erstgespräch. Passt er in keinen Zuschnitt, entsteht ein eigener — zum Festpreis wie alle anderen.
Nach der Übergabe bleibt jemand zuständig
Überwachung, Aktualisierungen und kleinere Anpassungen als monatliche Betreuung. Drei Stufen, ab 250 € monatlich. Rückmeldung binnen zwei Werktagen.
Für Störungen sorgt die Automatisierung selbst vor: Sie meldet sich, bevor jemand fragen muss.
Was nicht dazugehört
Damit klar ist, wo die Automatisierung endet.
- Keine Verhandlungsführung und keine Preisverhandlungen mit deinen Lieferanten.
- Keine strategische Warengruppenplanung.
- Keine vergaberechtliche Beratung bei öffentlichen Aufträgen.
- Keine Bonitätsprüfung oder Lieferantenbewertung durch Dritte.
Häufige Fragen
Wir sind zwölf Leute. Ist das nicht überzogen?
Der Umfang richtet sich nach der Zahl der Bestellungen, nicht nach der Zahl der Mitarbeitenden. Bei wenigen Vorgängen reichen Freigabe-Ordnung und Register.
Müssen wir dafür ein neues System einführen?
In der Regel nicht. Gearbeitet wird mit dem, was vorhanden ist — Formular, Tabelle, Kommunikationswerkzeug.
Was passiert bei Eilbestellungen?
Die gibt es weiterhin. Sie werden nur nachträglich erfasst statt gar nicht.
Angrenzende Bereiche
Weißt du heute, was diesen Monat schon bestellt wurde?
30 Minuten, kostenlos.
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