Bereich 01 · Prozesse und Schnittstellen

Zwischen zwei Systemen sitzt meistens ein Mensch, der abtippt.

Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch — mit Protokoll, Wiederholung und Meldung, wenn etwas hakt.

Erstgespräch vereinbaren

Kennst du das?

Daten wandern per Kopieren und Einfügen vom einen System ins nächste.
Ein Ablauf hängt an einer Person. Ist sie im Urlaub, steht er.
Wenn nachts etwas fehlschlägt, fällt es am Nachmittag auf — durch einen Anruf.

So läuft es danach

Auslöser, Regeln und Ziel sind einmal festgelegt und laufen ohne Zutun.
Fehlversuche werden wiederholt; was dann noch hakt, meldet sich von selbst.
Jeder Lauf ist protokolliert: was kam herein, was ging hinaus, wann.
Die Abläufe laufen auf einer eigenen Instanz oder im Abo — etwa n8n, je nach Datenlage und Betriebsaufwand.

Ablauf

Vier Schritte vom Handgriff zum überwachten Ablauf.

Schritt 01

Aufnehmen

Den Ablauf mitverfolgen, Ausnahmen sammeln, Datenwege klären.
Schritt 02

Bauen

Auslöser, Regeln und Ziel als nachvollziehbarer Ablauf statt als Skript.
Schritt 03

Schattenbetrieb

Parallel zum Bestand mitlaufen lassen und Ergebnisse vergleichen.
Schritt 04

Scharf schalten

Überwachung, Meldewege, Einweisung und Übergabe der Dokumentation.

Automatisiert wird nur, was vorher jemand beschreiben kann. Ausnahmen gehören zur Beschreibung.

Nächtlicher Abgleich

Ein Ablauf, wie er jede Nacht läuft — samt Wiederholung nach einem Fehlversuch.

Zeitplan 02:00
0,1 s

Ablauf startet ohne Zutun
Quelle lesen
3,8 s

Datensätze aus dem Vorsystem
Prüfen
0,9 s

Pflichtfelder, Formate, Dubletten
Zweiter Versuch
1,2 s

Ein Datensatz abgewiesen, Wiederholung erfolgreich
Ziel schreiben
2,6 s

Übergabe an das Zielsystem
Protokoll
0,2 s

Lauf dokumentiert, Meldung nur bei Rest-Fehlern

Beispielhafter Lauf. Was scheitert, wird gemeldet — nicht verschwiegen.

Pakete

Schnellstart

Ablauf-Aufnahme

Ein Ablauf dokumentiert, Ausnahmen benannt, Automatisierbarkeit und Aufwand bewertet

wenige Tage ab 890 €

Schnellstart

Erster Ablauf

Ein wiederkehrender Ablauf automatisiert, inklusive Protokoll, Wiederholung und Fehlermeldung

ein bis zwei Wochen ab 1.900 €

Projekt

Dokumente auf Knopfdruck

Wiederkehrende Dokumente entstehen als Entwurf, werden geprüft und freigegeben — mit Versionierung

vier bis sieben Wochen ab 4.500 €

Projekt

Automatisierungsplattform

n8n als eigene Instanz oder im Abo — je nach Datenlage und Betriebsaufwand. Mit Überwachung, Zugriffsrechten, Meldewegen und Betriebsanleitung

drei bis sechs Wochen ab 5.900 €

Alle Preise sind Endpreise. Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Instanz läuft auf deiner Infrastruktur; Abläufe lassen sich exportieren.

Laufzeiten sind Kalenderzeiten ab Auftragsklärung und vollständigen Zugängen — es laufen höchstens zwei Kunden gleichzeitig, das gewählte Projekt hat Vorrang.

Nicht in der Liste?

Das sind die Zuschnitte, die am häufigsten gebraucht werden — kein Katalog. Automatisieren lässt sich fast alles, was Regeln hat. Die Frage ist nicht, ob es geht, sondern ob es sich lohnt.

Beschreib deinen Ablauf im Erstgespräch. Passt er in keinen Zuschnitt, entsteht ein eigener — zum Festpreis wie alle anderen.

Nach der Übergabe bleibt jemand zuständig

Überwachung, Aktualisierungen und kleinere Anpassungen als monatliche Betreuung. Drei Stufen, ab 250 € monatlich. Rückmeldung binnen zwei Werktagen.

Für Störungen sorgt die Automatisierung selbst vor: Sie meldet sich, bevor jemand fragen muss.

Was nicht dazugehört

Damit klar ist, wo die Automatisierung endet.

Keine Automatisierung eines Ablaufs, den vorher niemand beschreiben kann.
Kein Nachbau fehlender Schnittstellen durch Klicks auf fremden Oberflächen.
Keine Freigaben ohne Menschen. Automatisiert wird der Weg dorthin.
Kein Betrieb ohne Überwachung — ein stiller Ausfall ist schlimmer als Handarbeit.

Häufige Fragen

Eigene Instanz oder Abo — was ist besser?

Beides hat seinen Platz. Das Abo ist schneller eingerichtet und wartungsärmer; die eigene Instanz gibt volle Kontrolle über Daten und Kosten bei hohem Volumen. Die Empfehlung richtet sich nach deinen Daten und deinem Budget — und steht begründet im Angebot.

Was passiert, wenn ein Ablauf fehlschlägt?

Der Lauf wird wiederholt. Bleibt der Fehler, geht eine Meldung an die zuständige Person, mit Zeitpunkt und Datensatz. Nichts scheitert unbemerkt.

Wann lohnt sich ein Ablauf überhaupt?

Wenn er wiederkehrt, regelbasiert ist und heute Handarbeit kostet. Die Ablauf-Aufnahme klärt die technische Seite: Was ist beschreibbar, wo liegen die Ausnahmen. Was es kostet und ob es sich rechnet, klärt der Kostenplan im Bereich Kostenplan und Analyse.