Vorgehen
Erst verstehen. Dann bauen. Dann übergeben.
Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass niemand den Prozess vollständig beschreiben konnte.
Wie ein Projekt abläuft
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Schritt 01
Verstehen
Am Anfang steht keine Lösung, sondern eine Aufnahme. Wie läuft der Prozess heute — nicht laut Handbuch, sondern tatsächlich? Wer entscheidet was, ab welchem Betrag, und wer springt ein, wenn diese Person im Urlaub ist?
Besonders interessant sind dabei die Ausnahmen. Der Normalfall lässt sich schnell automatisieren. Teuer wird es bei der Rechnung ohne Bestellnummer, der Gutschrift zum Vorjahr, dem Lieferanten mit zwei Kundennummern. Wer diese Fälle erst beim Testlauf entdeckt, baut zweimal.
Am Ende steht eine Beschreibung mit allen offenen Punkten. Was sich nicht beschreiben lässt, wird nicht automatisiert — sondern zuerst geklärt.
Ergebnis
Prozessbeschreibung, Liste der offenen Punkte, Aufwandsschätzung, Entscheidung über den Zuschnitt.
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Schritt 02
Bauen
Umgesetzt wird in Abschnitten, nicht in einem Zug. Nach jedem Abschnitt gibt es etwas zu sehen — das hält den Abstand zwischen Vorstellung und Ergebnis klein.
Zwei Dinge gehören dabei an den Anfang und nicht ans Ende: die Behandlung von Fehlern und die Frage, was passiert, wenn etwas nicht eindeutig ist. Ein Ablauf, der nur den Normalfall kennt, richtet mehr Schaden an als gar keiner.
Vor dem Umschalten läuft alles im Schattenbetrieb: Die Automatisierung arbeitet parallel zum bisherigen Weg, ohne etwas auszulösen. Erst wenn die Ergebnisse über mehrere Wochen mit der bisherigen Arbeitsweise übereinstimmen, wird umgestellt.
Ergebnis
Lauffähiger Prozess, Fehlerbehandlung, Protokollierung, Testlauf gegen echte Daten.
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Schritt 03
Übergeben
Ein Projekt ist nicht fertig, wenn es läuft, sondern wenn du damit arbeiten kannst. Dazu gehören eine Dokumentation, die den Aufbau erklärt, eine Einweisung für die Menschen, die täglich damit zu tun haben, und eine Anleitung für den Fall, dass etwas hakt — inklusive der Frage, wie sich alles im Ernstfall abschalten lässt.
Zugänge, Quellcode und Daten liegen bei dir, nicht beim Dienstleister. Das ist keine Nebenabrede, sondern Bedingung: Eine Lösung, die nur eine Person betreiben kann, ist ein Risiko und keine Verbesserung.
Ergebnis
Dokumentation, Einweisung, Notfallanleitung, alle Zugänge in deiner Hand.
Was immer gilt
Der Mensch entscheidet
Freigaben, Zahlungen und alles mit Außenwirkung bleiben bei Menschen. Die Automatisierung bereitet vor, prüft und legt vor — sie entscheidet nicht. Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine bewusste Setzung.
Rechnen gehört nicht ins Sprachmodell
Sprachmodelle sind gut im Lesen und Einordnen. Beträge, Fristen und Regeln laufen über feste Logik, die sich nachrechnen lässt. Wo ein Ergebnis reproduzierbar sein muss, hat Wahrscheinlichkeit nichts zu suchen.
Datenstandort ist eine Entscheidung
Der Standardweg sind europäische Rechenzentren, dein eigener Server oder der Betrieb im Haus. Wünschst du einen anderen Dienst, wird das geprüft, sauber eingerichtet und dokumentiert — die Abwägung steht im Projektordner, nicht im Kleingedruckten.
Keine Blackbox
Jeder Schritt ist protokolliert und nachvollziehbar. Du kannst sehen, was wann passiert ist und warum. Was sich nicht erklären lässt, wird nicht eingebaut.
Wann ein Projekt keinen Sinn ergibt
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Wenn der Prozess selbst kaputt ist.
Ein schlechter Ablauf wird durch Automatisierung schneller schlecht. Dann steht zuerst die Frage an, ob es den Schritt überhaupt braucht.
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Wenn es Standardsoftware gibt, die passt.
Kaufen schlägt bauen, wo immer es geht. Das wird zuerst geprüft, nicht zuletzt.
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Wenn zu wenige Fälle anfallen.
Zehn Vorgänge im Monat rechtfertigen keine Automatisierung, sondern eine gute Vorlage.
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Wenn niemand im Haus mitzieht.
Ohne eine Person, die den Prozess kennt und Zeit für Rückfragen hat, entsteht etwas, das an der Wirklichkeit vorbeigeht.
Diese Punkte kommen im Erstgespräch zur Sprache, nicht in der Abschlussrechnung.
Wie die Zusammenarbeit aussieht
Zwei Kunden gleichzeitig
Mehr nicht. Das ist der Grund, warum Termine manchmal erst in einigen Wochen frei werden — und warum das laufende Projekt dann volle Aufmerksamkeit bekommt.
Schriftlich zuerst
Der Austausch läuft überwiegend schriftlich, Gespräche werden verabredet statt spontan geführt. Das spart beiden Seiten Zeit und hinterlässt nebenbei eine Spur, in der sich nachlesen lässt.
Antwort binnen 48 Stunden
Werktags. Keine Rufbereitschaft, keine Wochenenden. Wenn ein Prozess das braucht, ist er dafür falsch gebaut — siehe nächster Punkt.
Systeme melden sich selbst
Fehler und Ausfälle werden erkannt und gemeldet, bevor jemand nachfragt. Dazu gehören eine Notfallanleitung und ein Weg, alles abzuschalten, ohne auf Rückmeldung warten zu müssen.
Festpreis mit klarem Umfang
Was dazugehört und was nicht, steht vor dem Start fest. Zusätzliche Wünsche sind willkommen, werden aber getrennt beauftragt statt stillschweigend eingeschoben.
Übergabe gehört dazu
Dokumentation und Einweisung sind Bestandteil, kein Zusatz. Nach Projektende kannst du ohne Begleitung weiterarbeiten.
Klingt das nach einer Arbeitsweise, die zu dir passt?
30 Minuten, kostenlos. Wenn sich ein Projekt nicht lohnt, hörst du das im Erstgespräch.
Erstgespräch vereinbaren